Strategie- & beleidsplanning -VtbKultuur
"I have learned to see and appreciate that small, sustained efforts can create miracles and that "microcosms" can become sites of transformation" - Hans Vermaak
De voorbije jaren begeleidden Birgit verschillende organisaties bij het opstellen van hun beleidsplannen of strategische kaders in de Social Profit Sector. Het gaat vaak over het uitzetten van co-creatieve trajecten waaraan de verschillende stakeholders deelnemen. Bij VtbKultuur bijvoorbeeld werd gedurende een traject van een jaar actief gewerkt met het team, de vele vrijwilligers en de RvB aan het vormgeven van hun beleidsplan. Op hun website vinden jullie het filmje dat ze lieten maken over hun nieuw uitgewerkte beleidsplan.
Samen met de klant werken we een traject op maat uit. De belangrijkste stappen bij het uitwerken van een stategisch plan of beleidsplan zijn meestal:
1/ Uitvoeren van een omgevingsanalyse of externe trendsanalyse en dit linken aan de werking van de organisatie in kwestie. Kernvragen die we beantwoorden zijn:
- Welke mondiale- en/of lokale trends en bewegingen (politiek, economisch, ecologisch, sociaal, demografisch, technologisch, doelgroep gerelateerd, enz) beïnvloeden de werking van onze organisatie?
- Welke trends en bewegingen zijn prioritair voor onze toekomstige werking & hoe willen we daar in de toekomst rond werken (Wat doen we al? & Wat willen we meer doen?)?
2/ Het uitvoeren van een interne analyse. We gebruiken hiervoor tijdslijnen, schaalvragen, SWOT analyses, enz. Kenvragen die we beantwoorden zijn:
- Wat zijn onze sterktes of zijn kritische momenten (uitzonderingen) waarin iets erg goed liep?
- Wat zijn onze zwaktes, uitdagingen?
- Welke wederkerende patronen herkennen we? Willen we deze behouden of doorbreken?
- In welke levensfase zit onze organisatie en de producten/diensten die we aanbieden?
3/ Het "dromen van de gewenste toekomst" via visualisatie van de gewenste toekomst, toekomstconferenties, mirakelvragen, enz. Kernvragen die we beantwoorden zijn:
- Stel dat onze organisatie / werking evolueert zoals jullie echt willen, hoe ziet die er dan in 2025 uit? OF Stel dat er een mirakel gebeurt, wat doen we dan anders? OF Stel dat jullie binnen 5 jaar een prijs winnen voor de meest innovatieve en effectieve organisatie, wat doen we dan?
- Wat doe je anders, wat is er nieuw, wat heb je behouden, wat laat je los?
- Welke obstakels heb je overwonnen om daar te geraken?
4/ Bepalen van de strategische en operationele doelen. Het maken van keuzes via keuzetabbellen, verschillende gesprekrondes om te komen tot "common ground", enz staat hier centraal.
- Wat hebben we gemeenschappelijk in onze dromen en hoe benoemen we dat?
- Wat behouden we & waar liggen de prioriteiten?
- Hoe formuleren we deze prioriteiten als te bereiken doelstellingen in 2-3 zinnen per doelstelling?
5/ Bepalen van indicatoren om vooruitgang en impact te meten en bij te sturen als nodig?
- Wannneer zijn we tevreden? Welke verandering is dan zichtbaar?
- Hoe meten we dat?
6/ Formuleren van concrete acties. Vaak gebruiken we hiervoor World Cafés of andere methodieken voor brainstorming
Birgit begeleidde ook strategische trajecten en seminaries bij organisaties als IPIS, VVOB, Broederlijk Delen, Protos, BBTK, enz. Tijdens deze dagen werd er afhankelijk van de noden een draaiboek uitgewerkt om te komen tot de gewenste resulaten. We werkten daarbij met Appreciatieve Inquiery methodieken, tijdslijnen, droomoefeningen, Future Search Conferenties, scenario planning, enz.
